Representantes de diversos municípios brasileiros conheceram a experiência de Minas Gerais e da prefeitura de Timóteo (MG) com a implementação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), durante a oficina "Como Sair do Papel e Entrar na Era Digital?", realizada no Encontro de Novos Prefeitos e Prefeitas, nesta quarta-feira (13/02), em Brasília. O estado está levando soluções de processo eletrônico para as cidades mineiras a partir da adesão ao Programa Nacional de Processo Eletrônico (ProPEN), do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI).

O estado de Minas Gerais aderiu ao ProPEN em julho de 2024 e iniciou a distribuição do SEI para os seus municípios em seguida. Atualmente, conta com 120 mil usuários internos e 270 mil externos cadastrados no sistema estadual, e já produziu mais de 100 milhões de documentos eletrônicos. Desde que passou a usar o SEI, Minas registrou uma redução de 81% nas impressões em papel.

O primeiro município mineiro a adotar o SEI foi Timóteo, com 84 mil habitantes. Em apenas cinco meses, a cidade já estava com o sistema operando, superando desafios e transformando a gestão pública municipal. “Rompemos a cultura organizacional com o engajamento das secretarias, quando entenderam o benefício que teriam com o sistema", destacou Alan Oliveira, subsecretario de Tecnologia do município.

Presente na oficina, o prefeito de Timóteo, Vitor Prado, enfatizou a facilidade que a ferramenta traz para o dia a dia da prefeitura: “Onde quer que você esteja, você vai conseguir despachar”, comemorou. Os resultados na cidade foram imediatos, segundo ele. No primeiro mês, Timóteo gerou mais de 170 processos e reduziu 90% o consumo de material, o que gerou uma economia de cerca de R$ 10 mil aos cofres da cidade. "A estimativa para o primeiro ano é processar mais de 8.500 documentos, gerando uma economia de, aproximadamente, R$ 500 mil, que podem ser destinados a diversas áreas prioritárias", avaliou o subsecretário Alan Oliveira.

Além da economia, houve ganhos de eficiência e transparência na gestão do município."Antes, era preciso sair com o papel para coletar assinaturas e nem sempre os secretários estão no mesmo local. Isso acabou. Agora, tudo acontece on-line e é muito rápido. O secretário pode estar em outra cidade e assinar do celular. O processo não para", destacou Oliveira, ao lembrar que é possível acompanhar o andamento dos processos, o que dá transparência para o órgão e para os cidadãos.

Expansão

A diretora da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais (SEPLAG/MG), Fernanda Mendes, explicou a estratégia traçada para levar as soluções de processo eletrônico a mais municípios de Minas Gerais. "Nem todos os municípios possuem infraestrutura robusta para suportar o SEI. Foi necessário buscar parcerias para padronizar o modelo e garantir governança, assegurando qualidade tanto para cidades grandes quanto para pequenas. Construímos essa governança com apoio da Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais (Prodemge), responsável por fornecer infraestrutura de TI aos municípios", afirmou.

Mariana Meirelles, coordenadora-geral de implantação de soluções de processo eletrônico da Secretaria de Gestão e Inovação (Seges) do MGI, apresentou a todos os presentes os sistemas ofertados a estados e municípios por meio do ProPEN. Além do SEI, mostrou a plataforma Tramita GOV.BR, o Protocolo Integrado e o recém-lançado Módulo de Gestão Documental.

Nova versão do SEI

No início da oficina, o secretário de Gestão e Inovação do MGI, Roberto Pojo, antecipou o anúncio do lançamento da versão 5.0 do SEI, que deverá ser disponibilizada até abril deste ano e trará melhorias na interface, usabilidade e segurança das informações.

Pojo destacou a trajetória do SEI, implementado há mais de 10 anos no Governo Federal por meio de parceria com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), que desenvolveu a solução. Atualmente, o MGI colabora com a evolução do SEI e é responsável pela distribuição do sistema para a Administração Pública Federal, estados e municípios, por meio do Programa Nacional de Processo Eletrônico (ProPEN).

"Hoje, o SEI impacta diretamente a administração pública ao reduzir custos imediatos com papel e impressão. Mas, mais do que isso, transforma a gestão ao proporcionar agilidade. Antes, um processo precisava seguir um fluxo sequencial entre as áreas. Agora, com o SEI, múltiplas unidades podem atuar simultaneamente, agilizando análises, assinaturas e despachos", explicou.

Além da eficiência administrativa, Pojo ressaltou os benefícios para a população. "A maior conquista do SEI é permitir que o cidadão solicite serviços públicos de qualquer lugar, sem precisar se deslocar fisicamente. Isso representa uma verdadeira democratização do acesso aos serviços públicos", disse.

Encontro de Novos Prefeitos

Realizado entre os dias 11 e 13 de fevereiro, em Brasília (DF), o Encontro de Novos Prefeitos e Prefeitas tem como principal objetivo fortalecer o pacto federativo e ampliar a participação dos municípios em programas e ações do governo federal.

O encontro é uma iniciativa da Presidência da República, com coordenação da Secretaria de Relações Institucionais e apoio da Associação Brasileira de Municípios (ABM), da Confederação Nacional de Municípios (CNM) e da Frente Nacional de Prefeitos (FNP).

Até o dia 13/02, serão realizadas mais de 170 atividades simultâneas, como espaços imersivos, suporte Técnico, estandes para atendimento, além de explicações sobre manuais e Ferramentas para Gestão Municipal. A programação pode ser consultada em https://www.gov.br/sri/pt-br/SEAF/portalfederativo/encontro

Confira a galeria de imagens da oficina do ProPEN com a experiência de Minas Gerais